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政府采購檔案如何管理？江蘇發(fā)通知了 
    獲悉，10月28日，江蘇省財政廳關(guān)于印發(fā)《江蘇省政府采購檔案管理辦法》的通知，自2024年12月1日起施行，有效期至2029年11月30日。

集中采購機構(gòu)組織的項目由集采機構(gòu)負責歸集資料原件，采購人歸集副本。社會代理機構(gòu)或采購人自行組織的項目，均由采購人歸集資料原件。

政府采購檔案歸集內(nèi)容包含采購預算、需求、開標、評標、中標、合同、履約驗收等政府采購全過程錄音錄像及文件資料，《管理辦法》以附件的形式列示了九類文件資料清單。此次修訂明確了政府采購歸檔資料中不含項目資金支付憑證、發(fā)票等，以減輕采購人工作量。

采購人、代理機構(gòu)應(yīng)在政府采購階段性工作結(jié)束一個月內(nèi)完成已有資料的歸集，跨多個年度實施的政府采購項目檔案應(yīng)分批歸集。政府采購檔案的保管期限不低于15年。采購人、代理機構(gòu)應(yīng)建立健全檔案管理制度，具備必要保管設(shè)施。檔案的閱覽、復制和摘錄需履行規(guī)定手續(xù)，保管期滿銷毀需按程序辦理。

原文如下：

江蘇省政府采購檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強政府采購檔案管理工作，有效保護和利用檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國檔案法》以及《中華人民共和國檔案法實施條例》《江蘇省檔案管理條例》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱政府采購檔案是指在政府采購活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的檔案資料。

第三條本辦法適用于江蘇省內(nèi)各級政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機構(gòu)對政府采購檔案的歸集、管理、利用、銷毀和監(jiān)督管理等活動。

第四條政府采購檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，各級政府采購監(jiān)督管理部門負責對本行政區(qū)域內(nèi)政府采購檔案工作進行管理，業(yè)務(wù)上受同級檔案主管部門的監(jiān)督和指導。

第五條集中采購機構(gòu)代理項目的政府采購檔案由集中采購機構(gòu)負責歸集，并將采購文件、中標（成交）供應(yīng)商的投標（響應(yīng)）文件、評審報告等相關(guān)資料副本同時報送采購人歸集。非集中采購機構(gòu)代理的項目，代理機構(gòu)應(yīng)將政府采購檔案（原件）移交給采購人，由采購人負責歸集，副本由代理機構(gòu)歸集。合同文本、履約驗收等政府采購檔案，由采購人負責歸集。

采購人自行組織采購項目和涉密項目政府采購檔案，由采購人負責歸集。

第六條各級政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機構(gòu)以及政府采購相關(guān)人員都有保護政府采購檔案的責任和義務(wù)。

第二章政府采購檔案的歸集

第七條政府采購檔案歸集應(yīng)當符合以下要求：

（一）政府采購檔案必須規(guī)范完整、內(nèi)容齊全；

（二）檔案資料中的簽名、印章等真實有效；

（三）政府采購檔案資料除本辦法另有規(guī)定外均應(yīng)為原件；

（四）采用電子檔案方式歸檔的，應(yīng)確保電子檔案符合國家及江蘇省相關(guān)規(guī)定，并可正常讀取。

第八條政府采購檔案應(yīng)當按《政府采購項目歸檔文件資料清單目錄》（見附件）要求歸集，包括但不限于以下內(nèi)容：

（一）采購預算、采購意向、采購需求管理、采購計劃、采購方式變更審批、單一來源采購公示、采購進口產(chǎn)品審核、委托代理協(xié)議等前期文件資料；

（二）采購文件及其澄清或更正、采購公告、中標（成交）通知書、答疑等文件資料；

（三）投標（響應(yīng)）文件（含未中標、成交供應(yīng)商）及其補充、更正內(nèi)容、撤回記錄、投標人資格審查、開標記錄和錄音錄像等文件資料；

（四）專家抽取、采購人代表授權(quán)、評審過程及評審報告等評審文件資料；

（五）采購合同及其補充、更正、中止或終止、履約驗收等文件資料；

（六）其他與采購項目、采購過程及采購項目完成情況有關(guān)的文件資料。

第九條采購代理機構(gòu)負責保存的檔案應(yīng)在中標通知書發(fā)出之日起一個月內(nèi)完成歸集；采購人負責保存的檔案應(yīng)在合同簽訂之日起一個月內(nèi)完成已有資料的歸集，在履約驗收完成之日起一個月內(nèi)將后續(xù)資料完成歸集。因故不能按期歸集的，相關(guān)責任人應(yīng)作出書面說明，并及時歸集檔案?？缍鄠€年度實施的政府采購項目檔案應(yīng)分批歸集，并在最后一次實施年度完成全部資料的歸集。

第十條通過網(wǎng)上商城、框架協(xié)議等方式開展的政府采購活動檔案，由采購人根據(jù)其政府采購內(nèi)部控制制度自行歸集。

第十一條采購人和采購代理機構(gòu)應(yīng)當依法做好政府采購檔案的歸集、整理和保管工作，明確檔案管理人員工作職責并建立崗位責任制度。檔案管理人員應(yīng)當按照檔案管理的要求，負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，保證政府采購檔案標識清晰、保管安全、存放有序、查閱方便。光盤、磁盤等無法裝訂成冊的應(yīng)在檔案目錄中統(tǒng)一編號，單獨保存。

第十二條政府采購檔案按照年度順序編號組卷，卷內(nèi)材料按照政府采購工作流程排列，依次為項目預算及預算執(zhí)行文件、采購前期準備文件、采購文件、評審文件、中標（成交、入圍）文件、合同文件（框架協(xié)議文本）、驗收及結(jié)算文件、其它文件等。

第十三條政府采購檔案可以以紙質(zhì)方式進行歸集，也可以以電子檔案方式歸集，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。鼓勵采購人、采購代理機構(gòu)積極推進電子檔案保存管理模式建設(shè)，提高政府采購檔案利用的便捷性。采用電子化采購的政府采購項目，以電子檔案方式保存的文件資料可以不再以紙質(zhì)方式保存。

采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當采用磁介質(zhì)、光介質(zhì)、縮微膠片等符合安全管理要求的存儲介質(zhì)保存電子檔案，并定期檢測載體的完好程度和數(shù)據(jù)可讀性。以電子檔案方式保存的文件資料需進行異地備份保管，異地備份選址應(yīng)當滿足安全保密等要求。

第三章政府采購檔案的管理

第十四條政府采購檔案是反映政府采購活動的重要記錄。各級政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機構(gòu)在管理和實施政府采購活動中形成的歷史記錄，都應(yīng)當歸入政府采購檔案管理，并保證檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀政府采購檔案，不得拒絕歸檔。

第十五條政府采購檔案的保存期限為，從政府采購檔案資料全部歸集完成之日起不低于15年。重大項目、社會影響廣泛項目的政府采購檔案從資料全部歸集完成之日起不低于30年。特別重大項目的政府采購檔案需永久保存。

第十六條采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當建立健全本單位政府采購檔案管理制度，確定本單位政府采購檔案管理職責分工；配備適宜政府采購檔案保管必要的場所、設(shè)施、設(shè)備；鼓勵采用先進技術(shù)歸集、整理、保管政府采購檔案，實現(xiàn)政府采購檔案管理的現(xiàn)代化。

第十七條采購人、采購代理機構(gòu)撤并改后政府采購檔案的管理：

（一）采購人、集中采購機構(gòu)因機構(gòu)改革撤并或其他原因而終止，有繼續(xù)行使其職權(quán)單位的，其政府采購檔案由繼續(xù)行使其職權(quán)的單位管理；無繼續(xù)行使其職權(quán)單位的，按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置；

（二）社會代理機構(gòu)因故合并的，應(yīng)將政府采購檔案移交新成立的機構(gòu)；因故分立的，應(yīng)當自行協(xié)商由分立的一家機構(gòu)負責政府采購檔案管理；因故注銷的，應(yīng)當及時將政府采購檔案整理并移交采購人。

第十八條移交政府采購檔案應(yīng)當編制檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的政府采購檔案名稱、冊數(shù)、采購人名稱、保管起止期限等，檔案移交清冊應(yīng)按移交的政府采購檔案的最長保存期限保存。交接雙方應(yīng)當按照政府采購檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，交接完畢后，交接雙方應(yīng)當在移交清冊上簽名并蓋章。

第四章政府采購檔案的利用與銷毀

第十九條政府采購檔案的利用，是指對政府采購檔案的閱覽、復制和摘錄。

第二十條采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當嚴格按照相關(guān)制度利用政府采購檔案，在進行政府采購檔案閱覽、復制和摘錄時履行相關(guān)手續(xù)，嚴禁篡改和損壞。

政府采購檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

第二十一條因工作需要閱覽、復制和摘錄政府采購檔案的，應(yīng)當攜帶調(diào)閱檔案單位出具的調(diào)閱文書，文書中應(yīng)注明欲調(diào)閱項目的名稱、調(diào)閱事由及形式等。采購人、集中采購機構(gòu)、社會代理機構(gòu)應(yīng)予以提供，并履行登記手續(xù)。

第二十二條檔案使用者應(yīng)對閱覽、復制、摘錄或外借的政府采購檔案的安全性和完整性負責，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、抽換。

第二十三條采購人、采購代理機構(gòu)保管期滿的政府采購檔案，應(yīng)按以下程序銷毀：

（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單和銷毀意見，并編制銷毀清冊，列明擬銷毀政府采購檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容；

（二）銷毀意見應(yīng)報單位負責人審核批準；

（三）銷毀政府采購檔案時，檔案保管單位應(yīng)指定兩人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人在政府采購檔案銷毀前，應(yīng)當按照政府采購檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在銷毀后，應(yīng)當在銷毀清冊上簽名或蓋章。

第五章監(jiān)督檢查與法律責任

第二十四條各級政府采購監(jiān)督管理部門應(yīng)依法加強政府采購檔案監(jiān)督檢查工作，依照法律、法規(guī)有關(guān)政府采購檔案管理的規(guī)定，對采購人、采購代理機構(gòu)的政府采購檔案工作進行監(jiān)督檢查。

第二十五條采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當依法接受并配合政府采購監(jiān)督管理部門對其政府采購檔案的監(jiān)督檢查，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)按要求及時予以整改。

第二十六條采購人、采購代理機構(gòu)發(fā)現(xiàn)本單位存在政府采購檔案安全隱患的，應(yīng)當及時采取補救措施，消除安全隱患。

第二十七條各級政府采購監(jiān)督管理部門及其工作人員應(yīng)當按照法定的職權(quán)和程序開展監(jiān)督檢查工作，做到科學、公正、嚴格、高效，不得利用職權(quán)謀取利益，不得泄露履職過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密或者個人隱私。

第二十八條各級人民政府財政部門對政府采購活動進行監(jiān)督檢查，有權(quán)查閱、復制有關(guān)文件、資料，采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當予以配合，主動提供政府采購檔案。

第二十九條采購人、采購代理機構(gòu)違反規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，依照《中華人民共和國政府采購法》《政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法》（財政部令第87號）相關(guān)規(guī)定處理。

第六章附則

第三十條集中采購目錄以外且采購限額標準以下的采購活動，相關(guān)采購檔案的歸集、管理、使用和銷毀可參照本辦法執(zhí)行。

第三十一條本辦法自2024年12月1日起施行，有效期至2029年11月30日?！督K省政府采購檔案管理暫行辦法》（蘇財規(guī)〔2009〕10號）同時廢止。黃燕