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“一鍵歸檔”助力采購人做好“明白賬”

■ 本報(bào)記者 張舒慧 彭勇琪

存儲(chǔ)散、調(diào)閱慢、不完整……這些都是采購人在政府采購紙質(zhì)檔案歸集過程中遇到的困擾，也是財(cái)政部門在政府采購專項(xiàng)治理過程中發(fā)現(xiàn)的問題。

為切實(shí)解決上述難題，助力采購人做好政府采購“明白賬”，今年初，內(nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市財(cái)政局上線運(yùn)行了政府采購電子檔案管理系統(tǒng)。

時(shí)隔一個(gè)月，系統(tǒng)運(yùn)行效果如何？作為直接受益者，采購人有何感受？呼和浩特市財(cái)政局下一步將如何發(fā)力？記者日前進(jìn)行了實(shí)地探訪。

“系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的一次創(chuàng)新和變革。截至目前，我們單位通過系統(tǒng)完成了500多個(gè)政府采購項(xiàng)目檔案歸集。現(xiàn)在我們可以隨時(shí)隨地通過登錄系統(tǒng)，在線查閱、下載和打印所需的檔案資料，再不用像以往那樣往返奔波于檔案室一本一本查紙質(zhì)檔案了，極大地提高了工作效率?！眱?nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市公安局政府采購專管員薛淏元表示。

“檔案管理是政府采購工作中的重要一環(huán)，過去只能靠人工管理、紙質(zhì)保存?！焙艉秃铺厥袌@林建設(shè)服務(wù)中心政府采購專管員宋穎告訴記者，“有了這個(gè)系統(tǒng)，大大降低了檔案存儲(chǔ)和管理的成本，也減少了檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)?？梢哉f，從根本上解決了‘平時(shí)用不到、用時(shí)找不到’的諸多問題?！?

據(jù)了解，“一鍵歸檔”功能是通過政府采購電子檔案管理系統(tǒng)，自動(dòng)收集、整理和歸檔政府采購項(xiàng)目從進(jìn)場到合同簽訂全過程產(chǎn)生的所有交易文件、圖紙、清單附件、開評(píng)標(biāo)信息、中標(biāo)信息、合同信息等電子文件及音視頻檔案。這些檔案在云端和本地同步存儲(chǔ)，用戶只需點(diǎn)擊“一鍵歸檔”，系統(tǒng)即可自動(dòng)完成檔案的歸檔工作，大大提高了歸檔效率。?

記者注意到，該系統(tǒng)還具有以下三個(gè)特點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)采集靈活。采購人既可自動(dòng)采集政府采購云平臺(tái)各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的資料，也可手動(dòng)上傳線下相關(guān)文件。二是檔案查閱便捷。系統(tǒng)可按年度、按單位生成政府采購檔案目錄，便于采購人自查或?qū)徲?jì)、監(jiān)管檢閱。三是文件歸檔安全。系統(tǒng)將自動(dòng)生成添加水印的加密檔案，確保相關(guān)數(shù)據(jù)安全。

“政府采購電子檔案管理系統(tǒng)的上線運(yùn)行，是我們?yōu)槁鋵?shí)落細(xì)《內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購檔案管理辦法》、提升政府采購監(jiān)管水平的重要舉措?！焙艉秃铺厥胸?cái)政局政府采購科科長陸福玲表示，下一步，他們將進(jìn)一步完善電子檔案管理制度、提高采購人管理意識(shí)、拓展系統(tǒng)應(yīng)用范圍，全力推動(dòng)政府采購全流程電子化應(yīng)用場景邁上新臺(tái)階。